EDI dan IOS

Posted by: anoyshoko on: October 30, 2010

Pendahuluan

Pada materi ini kita akan sedikit membahas tentang Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS). Dalam pembahasan ini masih berkaitan dengan materi sebelumnya yaitu tentang e-commerce. Penulis juga berharap pembaca dapat memahami tentang EDI dan IOS yang memiliki berbagai manfaat dan kendala didalamnya.

Tinjauan

Pertukaran data elektronik (EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer diantara beberapa perusahaan.

Sistem Antar Organisasi (IOS) adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Electronic Data Interchange

KehadiranElectronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

EDI adalah pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer.

EDI (Electronic Data Interchange) merupakan suatu sistem yang memungkinkan data bisnis seperti dokumen pesanan pembelian dari suatu perusahaan yang telah memiliki sistem informasi dikirimkan ke perusahaan lain yang telah memiliki sistem informasi.

EDI juga merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.

Meskipun penerapan sistem EDI ini belum murni “paperless system” karena masih rnenyertakan dokumen kertas lain (B/L) namun sistem ini merupakan sistem yang efektif dan efisien. Dengan sistem EDI, importir dapat mencek atau memerintahkan transfer atau pemindahan barang-barang impornya lewat sambungan komputer di kantornya, tanpa harus kontak langsung dengan aparat Bea dan Cukai di lapangan. Dengan sistem ini hanya butuh waktu 4 jam untuk pengurusan dokumen kepabeanan, sebelumnya butuh waktu 3 hari. Sehingga hal ini akan dapat mempercepat kelancaran arus barang dan dokumen di KIBC Tanjung Perak Surabaya yang per harinya terdapat 30 – 40 PIB (Pemberitahuan Impor Barang) atau 1300 PIB per bulan.

Selain itu juga sistem ini dapat mengurangi biaya sewa gudang, karena SPPB (Surat pemberitahuan Pengeluaran Barang) cepat keluar bahkan SPPB ini dapat langsung dicetak/diprint di komputer kantor perusahaan yang bersangkutan, dan perusahaan bisa langsung mengambil barangnya di gudang. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized” yaitu antar aplikasi komputer-antar perusahaan dengan menggunakan standar tertentu yang disepakati bersama. Sistem EDI ini juga dapat mengurangi praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme) khususnya yang berkait dengan pengurusan PIB (Pemberitahuan Impor Barang) karena dengan sistem ini antara pengguna jasa sistem PIB – EDI dengan petugas KIBC tidak perlu bertatap langsung. Selain itu juga EDI dapat dimanfaatkan untuk kegiatan industri dan keuangan.

Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:

Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.

Information Organisation System

IOS (Interorganizational System) sistem antar organisasi, kadang-kadang disebut sistem informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

IOS merupakan kumpulan dari sumber daya Teknologi Informasi, termasuk didalamnya jaringan komunikasi data, hardware, aplikasi Teknologi Informasi, prokotol untuk transmisi data, skill dan pengalaman manusia. IOS menyediakan framework untuk kerjasama di bidang elektronik diantara berbagai bisnis dengan memungkinkan untuk proses, sharing, serta komunikasi informasi. Karena hal tersebut penggunaan IOS dalam SCM meningkat secara drastis karena biaya untuk memperoleh dan menukar informasi lebih hemat dan harga transaksi dapat diminimalkan. IOS juga memberikan kemudahan dalam berbagai bisnis dalam pembentukan patner dan aliansi supply chain.

Manfaat IOS terbagi kedalam dua kategori yaitu efisiensi komparatif dan kekuatan tawar-menawar.

Efisiensi Komparatif : Dengan bergabung Dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka
Kekuatan Tawar-menawar : Kemampuan sutu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power). IOS memiliki landasan teoritis yang kuat

Manfaat secara tidak langsung IOS :

Mengurangi kesalahan
Mengurangi biaya
Meningkatkan efisiensi operasional
Meningkatkan kemampuan bersaing
Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
Meningkatkan pelayanan pelanggan

Kesimpulan

Pemakaian sistem EDl dan IOS ini dapat menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”. Selain itu, sistem ini dapat mengurangi adanya praktek KKN, dan lain sebagainya.

Daftar Pustaka